Intervista con funzionario del Comune di Firenze - English Text below.
Andrea Dreoni, 54 anni, Ingegnere – Direzione Servizi Tecnici Comune di Firenze
1. Potrebbe descrivere brevemente l’organizzazione del suo Ente, il tipo di servizi forniti e il Suo ruolo? Il suo Ente ha che fare con la ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico? In che modo?
Organizzazione e servizi forniti
Alla Direzione Servizi Tecnici del Comune di Firenze (di seguito D.S.T.) è demandata la gestione degli immobili di proprietà dell’Amministrazione, sia dal punto di vista della manutenzione ordinaria di esercizio, sia per quanto riguarda la manutenzione straordinaria, ovvero la riqualificazione dei complessi edilizi, oltre alla conduzione degli impianti telefonici a servizio delle strutture, compresa la gestione delle utenze.
Le tipologie di immobili gestiti vanno dagli edifici scolatici agli impianti sportivi, ai beni monumentali e monumenti, compresi Palazzo Vecchio, chiese e conventi, agli uffici comunali, ai cimiteri e mercati, alle strutture sociali, ai bagni pubblici, al complesso delle biblioteche, ludoteche e centri civici, oltre al patrimonio non abitativo.
Sinteticamente, la D.S.T. è strutturata su 3 specifici Servizi, a loro volta suddivisi in Posizioni Organizzative (di seguito P.O.), oltre a quelle alle dirette dipendenze del Direttore, ovvero:
Ø Servizio Supporto Tecnico Quartieri e Impianti Sportivi:
- P.O. Impianti Sportivi;
- P.O. Scuole, Biblioteche, Ludoteche, Centri Civici ed Altri Immobili del Quartiere 1;
- P.O. Scuole, Biblioteche, Ludoteche, Centri Civici ed Altri Immobili dei Quartieri 2 e 3;
- P.O. Scuole, Biblioteche, Ludoteche, Centri Civici ed Altri Immobili del Quartiere 4;
- P.O. Scuole, Biblioteche, Ludoteche, Centri Civici ed Altri Immobili del Quartiere 5;
Ø Servizio Belle Arti e Fabbrica di Palazzo Vecchio:
- P.O. Fabbrica di Palazzo Vecchio, Chiese e Conventi;
- P.O. Palazzi, Ville e altro Patrimonio Monumentale;
- P.O. Valorizzazione Complessi Monumentali;
Ø Servizio Gestione e Manutenzione:
- P.O. Immobili Strategici e Rilevanti – Coordinamento degli Interventi per Sismica ed Antincendio;
- P.O. Cimiteri Monumentali e Minori, Mercati, Servizi al Turismo ed altro Patrimonio dell’Ente;
- P.O. Uffici Comunali e Strutture Sociali;
- P.O. Impianti Elettrici, Speciali ed altri Sistemi Telematici degli Edifici e Videosorveglianza;
- P.O. Impianti Meccanici degli Edifici e dei Sottopassi;
Ø P.O. alle dirette dipendenze del Direttore:
- P.O. Programmazione e Bilancio, Incarichi Professionali;
- P.O. Amministrativa e Giuridica;
- P.O. Abbattimento Barriere Architettoniche, Bonifica Amianto, Obiettivi Speciali, Supporto alla Protezione Civile;
- P.O. Gestione del Personale, Contratti, Privacy e Affari Generali.
Ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico
La D.S.T. promuove l’inserimento negli strumenti di programmazione dell’Ente degli interventi di manutenzione straordinaria del patrimonio immobiliare conferito in gestione, ponendo i focus sull’efficientamento energetico e sul programma pluriennale di miglioramento sismico, a partire dagli edifici scolastici, coerentemente con le politiche dell’Ente.
Successivamente, la stessa D.S.T., in collaborazione con le altre Direzioni dell’Amministrazione, programma, sviluppa i progetti, gestisce l’iter di gara fino all’affidamento agli operatori economici, dirige e supervisiona l’esecuzione dei lavori fino al collaudo degli stessi.
2. Secondo Lei quali sono le sfide e gli ostacoli tecnici, legali, istituzionali e finanziari legati alla realizzazione di ristrutturazioni del patrimonio edilizio pubblico? Come vengono affrontate nel contesto del Vostro ente/organizzazione?
Sfide e approccio alla ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico
Per quanto riguarda le “sfide” connesse alla ristrutturazione del patrimonio immobiliare gestito dalla D.S.T., l’efficientamento energetico ed il miglioramento sismico costituiscono i focus sia in fase di individuazione degli interventi, sia durante lo sviluppo progettuale, anche coerentemente ai vincoli imposti in maniera sempre più crescente dagli Enti che erogano le fonti di finanziamento.
Efficientamento energetico
Nel dettaglio, il complesso dei più recenti interventi di efficientamento energetico si configura nella tipologia di intervento green / resiliente, e si articola prevalentemente sui seguenti target progettuali:
- miglioramento della qualità degli involucri degli edifici
- miglioramento della qualità degli impianti termofrigoriferi;
- miglioramento della qualità degli impianti elettrici;
che rappresentano il migliore sviluppo esecutivo risultante dall’analisi e la valutazione dei dati acquisiti negli ultimi decenni.
In particolare, l’individuazione dei 3 macro-ambiti di intervento oggetto delle proposte progettuali, viene valutata analizzando i seguenti dati:
- caratteristiche costruttive degli immobili gestiti e manutenuti ormai da vari decenni;
- caratteristiche e stato di fatto dei materiali degli involucri edilizi, compresi gli infissi;
- tipologie impiantistiche a servizio degli immobili, sia dal punto di vista termofrigorifero che elettrico;
- stato di consistenza delle componenti impiantistiche gestite e manutenute;
- dati emersi dalle diagnosi energetiche acquisite;
- flussi dei consumi energetici delle utenze.
L’analisi dei dati in ingresso e l’esplorazione di varie tipologie di intervento finalizzate ad efficientare il complesso degli involucri edilizi e degli impianti ad essi asserviti, ha permesso l’individuazione dei 3 macro-ambiti di intervento oggetto delle proposte progettuali quale migliore scelta di sostenibilità ambientale, riduzione del fabbisogno e di conseguenza dei consumi energetici.
L’efficientamento viene quindi attuato, prevalentemente, attraverso interventi integrati di isolamento termico, sostituzione di generatori di calore, realizzazione di sistemi di solare termico e fotovoltaico, realizzazione di sistemi di produzione combinata di energia elettrica e termica (cogeneratori), sostituzione corpi illuminanti con apparecchi a led, ed altri interventi finalizzati alla sostenibilità, al contenimento dei consumi energetici (acqua potabile, energia elettrica, gas, ecc.) ed all’ammodernamento efficiente degli immobili dell’Amministrazione, tale da rendere gli ambienti maggiormente confortevoli e più accoglienti per la cittadinanza.
La sostenibilità economica e gestionale dei progetti è garantita dalla riduzione dei consumi direttamente conseguente all’efficientamento energetico, delle spese manutentive e quindi dei costi gestionali rispetto ad una situazione attuale di esercizio già testata nel corso degli ultimi decenni.
Più in generale, considerando un ambito temporale più ampio, in tema di efficientamento energetico, la D.S.T., prevalentemente su edifici scolastici, impianti sportivi ed edifici ad uso uffici:
- ha realizzato interventi di sostituzione infissi con nuovi di adeguata performance termica, realizzazione di coibentazioni termiche su pareti e coperture con materiali di adeguata performance termica, sostituzione di generatori di calore con nuovi caratterizzati da elevati valori di rendimento, installazione di sistemi solari termici e fotovoltaici;
- ha concluso il programma di conversione delle centrali termiche da gasolio a gas metano, nell’ambito più generale del Patto dei Sindaci che prevedeva la riduzione delle emissioni di CO2 del 20% entro il 2020; le centrale termiche a gasolio sono state tutte metanizzate;
- ha implementato i sistemi di termoregolazione remota per una gestione razionale ed efficiente di orari di funzionamento e temperature di esercizio;
- ha promosso politiche di sensibilizzazione circa la razionalizzazione dei consumi, adottando un sistema di monitoraggio in progress degli stessi, fruibile ai datori di lavoro, rendendo possibile, contestualmente, anche la visualizzazione dell’andamento storico, la verifica e controllo di anomalie nei consumi e la pianificazione delle azioni di risparmio energetico.
Miglioramento sismico
Per quanto concerne il miglioramento sismico, la D.S.T. ha sviluppato un iter specifico per l’inserimento negli strumenti di programmazione dell’Ente le opere di miglioramento / adeguamento degli edifici scolastici strategici o rilevanti, a seguito della determinazione
dell’indice di rischio (Convenzione con le Università di Firenze e Pisa, articolato come segue:
- redazione schede di livello 0 (censimento edifici strategici e rilevanti soggetti a verifica sismica);
- sviluppo di un programma pluriennale di attività, con priorità agli edifici o complessi architettonici ospitanti funzioni scolastiche;
- convenzione con Dip. di Ingegneria Civile e Industriale dell’Università Pisa – DICI (UNIPI) e con il Dip. di Ingegneria Civile e Ambientale dell’Università di Firenze – DICEA (UNIFI) per valutazione del grado di vulnerabilità ed individuazione di priorità d’intervento;
- definizione metodologica delle attività, esecuzione delle verifiche tecniche di capacità statica ed efficienza sismica, acquisizione schede di vulnerabilità sismica liv. 1 e liv. 2 (livello di conoscenza LC1) – blocchi strutturali;
- verifica della capacità statica, ovvero verifica di conformità ai carichi verticali, mediante accertamenti in situ e laboratorio (anche con estensione al livello di conoscenza LC3);
- individuazione delle priorità tecniche di intervento, dando priorità agli edifici scolastici con maggiori criticità di carattere statico, ed in subordine ai valori dei coefficienti di vulnerabilità sismica (indice di rischio / vita utile);
- stima dei singoli interventi e segnalazione delle somme occorrenti per l’inserimento nel Bilancio dell’Ente per le annualità fino al 2032.
Ostacoli tecnici, legali, istituzionali e finanziari
Oltre a dover tenere in considerazione le caratteristiche costruttive e la vetustà del patrimonio edilizio esistente, ed oltre all’evidente carattere storico artistico di molti edifici, che comporta conciliare le esigenze di restauro con quelle di riqualificazione, la D.S.T. deve programmare ed eseguire la maggior parte degli interventi in corrispondenza della necessaria continuità di funzionamento dei servizi erogati negli immobili da riqualificare, sia dal punto di vista strutturale, che edile, che impiantistico.
Ciò comporta un maggiore impegno sia progettuale che economico nella definizione degli interventi, sia, in particolare nel caso di edifici scolastici, la necessità di programmare lo spostamento in altre sedi di aule o addirittura di interi plessi scolastici, raramente disponibili nelle zone limitrofe o anche nell’ambito degli stessi quartieri.
L’impatto dello spostamento delle attività scolastiche comporta anche difficoltà logistiche e di impatto sociale sulle famiglie, pertanto la programmazione spazio-temporale degli interventi rappresenta un’ulteriore difficoltà da affrontare.
Si rendono infatti necessarie molteplici riunioni con le altre Direzioni coinvolte per poter individuare le modalità operative ancor prima di programmare e sviluppare i singoli progetti; ciò rappresenta un evidente ostacolo alla rapida esecuzione degli interventi.
Si evidenzia inoltre che alcune delle strutture oggetto di necessari interventi, sono di proprietà di altri Enti, rendendo così necessario un ulteriore coordinamento ed un allargamento dei soggetti coinvolti.
Dal punto di vista finanziario, è altrettanto evidente che i budget necessari per la realizzazione degli interventi di ristrutturazione, di qualsiasi natura essi siano, risentano di maggiori oneri per apprestamenti, lavorazioni da eseguire in presenza di utenti (continuità di erogazione dei servizi), competenze professioni specialistiche esterne all’Ente, sviluppo di convenzioni con gli Atenei, siano fortemente impattanti sul Bilancio dell’Ente, non potendo essere compiutamente soddisfatti nel traguardo triennale del P.T.I..
Da non sottovalutare, infine, è l’impegno del personale della D.S.T. nel monitoraggio amministrativo e contabile direttamente conseguente alla rendicontazione dei vari tipi di finanziamenti, siano essi mutui dell’Ente, contributi Regionali, Statali o Comunitari, ognuno dotato di specifici iter e portali di monitoraggio.
3. A Suo avviso, il suo Ente/organizzazione è a conoscenza delle strategie nazionali e comunitarie relative alla ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico? In che modo la Sua organizzazione si tiene informata sulle evoluzioni e sulle tendenze in continuo cambiamento?
Per quanto concerne la D.S.T., lo stretto rapporto collaborativo tra le P.O. “Programmazione e Bilancio, Incarichi Professionali” ed “Amministrativa e Giuridica”, il Direttore e i Dirigenti dei Servizi, vengono promossi e coordinati progetti di ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico, finalizzati anche allo sviluppo sostenibile, individuando, per la sostenibilità economica, i più idonei bandi ed avvisi pubblici per il reperimento delle risorse finanziarie necessarie, da fondi Regionali, Statali, Comunitari o di altra origine.
Tale attività di informazione, ricerca, analisi e valutazione di fattibilità operativa, procedurale ed economica, coinvolge pressoché quotidianamente un numero consistente di addetti a vari livelli, sia nell’ambito amministrativo che tecnico e dirigenziale.
Facendo una breve parentesi sulla gestione ordinaria, la D.S.T. conduce studi, analisi ed approfondimenti di modalità gestionali attraverso comparazione metodologica con le convenzioni nazionali disponibili, quali Con.S.I.P. (Concessionaria Servizi Informativi Pubblici) e M.E.P.A. (Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione) al fine di individuare la convenienza tecnica ed economica per la manutenzione ordinaria del patrimonio immobiliare gestito.
4. Siete a conoscenza di strumenti (finanziari, tecnici, ecc.) a disposizione della Pubblica Amministrazione per facilitare l'attuazione della ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico?
Oltre agli strumenti finanziari trattati nelle precedenti risposte, ovvero la partecipazione a specifici bandi per fondi Regionali, Statali, Comunitari o altra fonte, la D.S.T. attinge ad altre fonti di finanziamento quali:
- sponsorizzazioni da parte di Enti o privati;
- erogazioni liberali a sostegno del patrimonio culturale (Art Bonus), nell’ambito dei beni monumentali e dei monumenti quali Palazzo Vecchio, altri palazzi storici, musei, chiese e conventi, mura cittadine, ecc.;
- erogazioni liberali in opere; in particolare si segnalano quelle operate da società sportive per riqualificazioni di campi di calcio, palestre, spogliatoi, servizi annessi, ecc, quelli operati da privati ed associazioni culturali in ambito cimiteriale;
- partenariato pubblico privato (project financing), tra i quali si segnalano, tra quelli per i quali è stato intrapreso l’iter autorizzativo fino alla valutazione di pubblico interesse e la successiva realizzazione delle opere da parte del Concedente, il recente PalaWanny, il complesso Costolina ed il Tempio Crematorio; inoltre, la D.S.T. ha partecipato anche ad altre valutazioni di project financing nell’ambito dei parcheggi, dei mercati, e dei musei, fino a quelli per la gestione e manutenzione del patrimonio edilizio con integrata riqualificazione energetica dello stesso.
5. Ritiene che il personale e i funzionari della Pubblica Amministrazione dispongano di capacità e competenze sufficienti per far fronte alle sfide e alle esigenze di cui sopra?
L’esperienza maturata nel corso degli ultimi anni dal personale delle P.O. “Programmazione e Bilancio, Incarichi Professionali” ed “Amministrativa e Giuridica”, dal Direttore e dai Dirigenti dei Servizi, oltre che dai Funzionari Responsabili di P.O., ha contribuito ad elevare il livello di conoscenza del contesto di ricerca delle fonti di finanziamento per la realizzazione degli interventi di ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico, al coordinamento e monitoraggio delle attività, oltre alla rendicontazione procedurale ed economica.
Le esigenze di inserire il maggior numero di opere all’interno del Bilancio dell’Ente ha reso indispensabile incrementare il livello di preparazione specifica e la formazione del personale; si sottolinea, però, che il contesto storico dell’ultimo biennio, ha incrementato da un lato la disponibilità di fonti Statali e Comunitarie, ma ha anche introdotto modalità di adesione e rendicontazione diverse per ciascuna linea di finanziamento, non sempre nei tempi compatibili con lo sviluppo delle relative progettazioni ed esecuzione dei lavori.
Infatti, il mutevole contesto normativo collegato alle fonti di finanziamento esterne all’Ente, ha comportato spesso la necessità di modificare e riapprovare progettazioni già redatte per l’introduzione di ulteriori parametri, indicatori o format, con conseguente maggiore impegno mentale e temporale del personale.
Inoltre, l’arrivo di nuovo personale è apparso non tempestivo e limitato, e, ovviamente, la necessaria formazione per acquisire conoscenza del contesto, sia normativo (in particolare dei lavori pubblici e specifico delle fonti di finanziamento), sia della struttura della D.S.T. (compiti, ambiti d’azione ed organizzazione), non ha permesso di usufruire in maniera adeguata, da subito, del loro apporto.
Infine, quale conferma della complessità connessa alle fonti di finanziamento Comunitarie, si evidenzia che l’Amministrazione ha istituito lo specifico “Servizio Ricerca Finanziamenti e PON Metro”, nell’ambito dello sviluppo economico e competitività, che si occupa principalmente delle seguenti attività:
- progetti speciali e ricerca finanziamenti:
- monitoraggio delle politiche comunitarie;
- progettazione ed elaborazione di proposte progettuali di interesse strategico per l’Ente, coordinando la rete di referenti interni ed esterni, su linee di finanziamento europee e internazionali e relativa rendicontazione;
- promozione e sviluppo di partnerariati europei, nazionali e locali, e partecipazione a reti internazionali (Eurocities ecc.): coordinamento e monitoraggio delle attività conseguenti;
- tenuta di un osservatorio sui progetti presentati;
- programmazione e gestione di fondi strutturali e programmi operativi a livello comunitario, nazionale e regionale:
- analisi dei contest internazionali ed europei di interesse. Proposta di candidature e partecipazione a Patti e Reti europee ed internazionali;
- atti e osservazioni relative alla nuova programmazione di Fondi Strutturali per il finanziamento di un nuovo piano operativo dedicato alle Città Metropolitane;
- gestione amministrativa e contabile dei progetti europei in carico al Servizio e relativo monitoraggio delle entrate;
- gestione della partecipazione a progetti, patti e Reti europee ed internazionali (Patto dei Sindaci ecc.);
- sviluppo, implementazione ed aggiornamento del PAES – Patto dei Sindaci;
- coordinamento, monitoraggio, aggiornamento e validazione del piano operativo degli interventi e della struttura di gestione dell’organismo intermedio del PON METRO Firenze;
- promozione e sviluppo territoriale:
- coordinamento e gestione del progetto “Invest in Florence”;
- promozione della città a livello internazionale sia nell’ambito di partnerariati fra la Comunità Europea e paesi terzi, sia attraverso accordi con paesi extraeuropei per nuove opportunità di progettazione;
- sviluppo e coordinamento di processi nel settore del fund raising (crowdfunding, brand città).
6. Quali competenze specifiche sono richieste al personale e ai funzionari della Pubblica Amministrazione per impegnarsi nella ristrutturazione di edifici pubblici? Come viene gestita questa esigenza nel Suo ente?
L’esperienza maturata nel corso degli ultimi anni, che hanno visto una riduzione dei budget di Bilancio Straordinario derivanti da risorse proprie dell’Ente, messi a disposizione della D.S.T., con la conseguente necessità di esplorare le altre fonti di finanziamento trattate nei precedenti punti, oltre ai sempre più stringenti parametri imposti dagli Enti erogatori di mutui, ha reso necessario un notevole ampliamento di conoscenze e competenze del personale e dei funzionari.
Infatti, specie per quanto riguarda l’ambito tecnico, il personale deve essere a conoscenza di una pluralità di aspetti procedurali e finanziari che vanno oltre la “storica” competenza tecnica.
Conseguentemente, l’impostazione dei progetti di ristrutturazione di edifici pubblici deve essere idonea allo scopo, già a partire dalla programmazione, tenendo sempre presente la specifica fonte di finanziamento di ciascuna opera, la conseguente procedura di monitoraggio nel caso di fondi Regionali, Statali, Comunitari, e gli indicatori prestazionali ai quali ottemperare sia in fase di progettazione, che di realizzazione, che di rendicontazione finale.
Analogamente, anche il personale in ambito amministrativo deve essere a conoscenza dei parametri imposti dagli Enti erogatori di fondi Regionali, Statali, Comunitari nella redazione di atti di qualsiasi tipo; si cita, ad esempio, l’apposizione di loghi e specifiche diciture proprie di ogni Ente erogatore in ogni fase procedurale delle opere, dalla programmazione alla rendicontazione.
7. Quali sono, a suo avviso, le principali competenze che il personale della Pubblica Amministrazione dovrebbe migliorare attraverso un'ulteriore formazione sul tema della ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico?
Le tematiche che la D.S.T. è chiamata ad affrontare nel breve e nel lungo periodo, sono fortemente basate sulla ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico, il tutto inquadrato in un contesto normativo mutevole, e dovendo necessariamente esplorare tutte le possibili fonti di finanziamento, e con esse i relativi sistemi di monitoraggio e rendicontazione.
Conseguentemente, gli ambiti sui quali sviluppare una formazione funzionale allo scopo sono in prima analisi i seguenti:
- caratteristiche e gestione dei fondi Nazionali e Comunitari;
- caratteristiche degli strumenti di finanziamento quali il partenariato pubblico privato e le sponsorizzazioni;
- approfondimenti tecnici su nuove tematiche quali D.N.S.H. (Do No Significant Harm) e C.A.M. (Criteri Ambientali Minimi);
- introduzione, finalità e modalità di utilizzo del B.I.M. (Building Information Modeling).
8. In che modo le autorità garantiscono che le esigenze di formazione del personale e dei funzionari della Pubblica Amministrazione siano aggiornate? Sa se è disponibile un'offerta formativa specializzata in materia?
Nell’ottica di incrementare le conoscenze del personale dell’Amministrazione, la stessa ha istituito il “Piano della Formazione del Personale del Comune di Firenze”, che costituisce il documento triennale di programmazione del complesso delle attività formative rivolte al personale, in linea con i principi e gli obblighi previsti dalla normativa vigente.
Il Piano, che definisce le linee formative su un orizzonte triennale, tiene anche conto dei nuovi scenari di sviluppo previsti dal Piano nazionale di Ripresa e Resilienza.
Il Piano si sviluppa, tra gli altri, nei seguenti principali ambiti:
- formazione per la transizione al digitale;
- formazione per lo sviluppo delle conoscenze per la transizione ecologica;
- sviluppo delle competenze trasversali e tecnico-professionali.
Nello specifico della ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico, con l’ulteriore focus sulle fonti di finanziamento Nazionali e Comunitarie, si segnala che il programma formativo non comprende, al momento, tutte le aree funzionali che si renderebbero necessarie, o almeno non vengono affrontate in maniera sistematica.
9. Quali sono le sfide che vanno affrontate nella progettazione di un percorso formativo per il personale della Pubblica Amministrazione per coinvolgerlo al meglio nella ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico?
In merito al livello di aggiornamento del Piano di cui sopra, sempre nell’ottica della migliore gestione degli iter procedurali delle opere di ristrutturazione del patrimonio edilizio, l’esigenza della D.S.T. è quella di accedere ad una formazione che non sia limitata ad un livello generale di conoscenza, ad esempio, del monitoraggio della rendicontazione dei contributi Nazionali o Comunitari, ma che affronti anche la caratteristica “trasversale” tecnico/amministrativa dello sviluppo dell’opera (dalla programmazione alla rendicontazione finale), abbinando quanto più possibile casi pratici.
In sintesi, per quanto un corso possa incrementare il livello di conoscenza generale su ambiti specifici, l’impegno temporale e mentale del personale si attua nell’esecuzione pratica delle attività, siano esse la progettazione finalizzata all’ottenimento di un finanziamento Comunitario, o la rendicontazione finanziaria su un portale Nazionale, che necessiterebbero, nei corsi formativi, di essere illustrate step by step analizzando casi pratici.
10. Quali sono a Suo parere i tre temi più importanti della discussione che abbiamo affrontato?
Sintetizzando le tematiche analizzate e sviluppate nei precedenti punti, si evidenziano sinteticamente:
- COMPLESSITÀ della progettazione a 360°, in stretta relazione alle fonti di finanziamento ed alle specifiche procedure di monitoraggio e rendicontazione che le stesse richiedono;
- necessario approfondimento della CONOSCENZA degli strumenti tecnici e finanziari necessari per realizzare le opere di ristrutturazione del patrimonio edilizio pubblico;
- sviluppo di una FORMAZIONE specifica, approfondita e pratica sulle tematiche affrontate.
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Andrea Dreoni, 54 years old, Engineer – Technical Services Department of the Municipality of Florence
1. Could you briefly describe the organization of your institution, the type of services provided and your role? Does your institution deal with the renovation of public buildings? How?
Organization and services provided
The Management of the buildings owned by the Administration is entrusted to the Technical Services Department of the Municipality of Florence (hereinafter D.S.T.), both from the point of view of ordinary operational maintenance, and as regards extraordinary maintenance, i.e. the redevelopment of building complexes , in addition to the management of the telephone systems serving the structures, including the management of utilities.
The types of properties managed range from school buildings to sports facilities, monumental assets and monuments, including Palazzo Vecchio, churches and convents, municipal offices, cemeteries and markets, social structures, public toilets, the complex of libraries, playrooms and civic centres, as well as non-residential stock.
Briefly, the D.S.T. is structured on 3 specific Services, in turn divided into Organizational Positions (hereinafter PO), in addition to those reporting directly to the Director, namely:
Ø Technical Support Service for Sports Districts and Facilities:
- Sport facilities;
- Schools, Libraries, Playgrounds, Civic Centers and Other Properties in District 1;
- Schools, Libraries, Playgrounds, Civic Centers and Other Properties in Districts 2 and 3;
- Schools, Libraries, Playgrounds, Civic Centers and Other Properties in District 4;
- Schools, Libraries, Playgrounds, Civic Centers and Other Properties in District 5;
Ø Fine Arts Service and Palazzo Vecchio Factory:
- Building of Palazzo Vecchio, Churches and Convents;
- Palaces, Villas and other Monumental Heritage;
- Enhancement of Monumental Complexes;
Ø Management and Maintenance Service:
- Strategic and Relevant Properties – Coordination of Seismic and Fire Prevention Interventions;
- Monumental and minor cemeteries, markets, tourism services and other assets of the institution;
- Municipal offices and social structures;
- Electrical, Special and other Telematic Systems of Buildings and Video Surveillance;
- Mechanical Systems of Buildings and Underpasses;
Ø P.O. reporting directly to the Director:
- Planning and Budgeting, Professional Assignments;
- Administrative and Legal;
- Removing Architectural Barriers, Asbestos Remediation, Special Objectives, Support to Civil Protection;
- Personnel Management, Contracts, Privacy and General Affairs.
Restructuring of public buildings
The D.S.T. promotes the inclusion in the institution's planning tools of the extraordinary maintenance interventions of the real estate assets entrusted to management, focusing on energy efficiency and on the multi-year seismic improvement program, starting from the school buildings, in line with the policies of the Body.
Subsequently, the same D.S.T., in collaboration with the other Administration Departments, plans, develops the projects, manages the tender process up to the assignment to the economic operators, directs and supervises the execution of the works up to the testing of the same.
2. In your opinion, what are the technical, legal, institutional and financial challenges and obstacles associated with the renovation of public buildings? How are they addressed in the context of your institution/organisation?
Challenges and approach to the renovation of public buildings
As regards the "challenges" associated with the renovation of the real estate assets managed by D.S.T., energy efficiency and seismic improvement are the focus both in the identification phase of the interventions and during the project development, also in line with the constraints always imposed more growing by the entities that provide the sources of funding.
Energy efficiency
In detail, the complex of the most recent energy efficiency interventions is configured in the type of green / resilient intervention, and is mainly based on the following project targets:
- improvement of the quality of building envelopes
- improvement of the quality of the heating and cooling systems;
- improvement of the quality of electrical systems;
which represent the best executive development resulting from the analysis and evaluation of the data acquired in the last decades.
In particular, the identification of the 3 macro-areas of intervention covered by the project proposals is assessed by analyzing the following data:
- construction characteristics of the properties managed and maintained for several decades now;
- characteristics and state of the art of the building envelope materials, including the fixtures;
- types of systems serving the properties, both from a thermo-refrigerator and electrical point of view;
- state of consistency of the plant components managed and maintained;
- data emerging from the acquired energy diagnoses;
- user energy consumption flows.
The analysis of the input data and the exploration of various types of intervention aimed at making the complex of building envelopes and the systems associated with them more efficient, has allowed the identification of the 3 macro-areas of intervention object of the project proposals as the best choice of environmental sustainability, reduction of needs and consequently of energy consumption.
Efficiency is therefore mainly implemented through integrated thermal insulation interventions, replacement of heat generators, creation of solar thermal and photovoltaic systems, creation of combined production systems for electricity and heat (cogenerators), replacement of lighting fixtures with LED fixtures, and other interventions aimed at sustainability, the containment of energy consumption (drinking water, electricity, gas, etc.) and the efficient modernization of the buildings of the Administration, such as to make the environments more comfortable and more welcoming for citizenship.
The economic and managerial sustainability of the projects is guaranteed by the reduction in consumption directly resulting from energy efficiency, maintenance costs and therefore management costs compared to a current operating situation already tested over the last few decades.
More generally, considering a wider time frame, in terms of energy efficiency, the DST, mainly on school buildings, sports facilities and office buildings:
- carried out interventions to replace fixtures with new ones of adequate thermal performance, creation of thermal insulation on walls and roofs with materials of adequate thermal performance, replacement of heat generators with new ones characterized by high efficiency values, installation of solar thermal and photovoltaic systems ;
- concluded the program for converting thermal plants from diesel to methane gas, in the more general context of the Covenant of Mayors which envisaged the reduction of CO2 emissions by 20% by 2020; the diesel thermal plants have all been methanized;
- implemented remote thermoregulation systems for rational and efficient management of operating hours and operating temperatures;
- has promoted policies to raise awareness about the rationalization of consumption, adopting a monitoring system in progress of the same, usable by employers, making it possible, at the same time, also to view historical trends, check and control anomalies in consumption and the planning of energy saving actions.
Seismic improvement
As regards the seismic improvement, the D.S.T. has developed a specific process for the inclusion of the improvement/adaptation works of strategic or relevant school buildings in the planning tools of the Institution, following the determination
of the risk index (Agreement with the Universities of Florence and Pisa, structured as follows:
- drafting of level 0 forms (census of strategic and relevant buildings subject to seismic verification);
- development of a multi-year program of activities, with priority given to buildings or architectural complexes hosting school functions;
- agreement with the Dept. of Civil and Industrial Engineering of the University of Pisa - DICI (UNIPI) and with the Dept. of Civil and Environmental Engineering of the University of Florence - DICEA (UNIFI) for assessment of the degree of vulnerability and identification of d priorities 'intervention;
- methodological definition of the activities, execution of technical checks of static capacity and seismic efficiency, acquisition of liv. 1 and lev. 2 (level of knowledge LC1) – structural blocks;
- verification of the static capacity, or verification of compliance with vertical loads, through in situ and laboratory checks (also with extension to the LC3 level of knowledge);
- identification of technical priorities for intervention, giving priority to school buildings with the greatest static problems, and subordinate to the values of the seismic vulnerability coefficients (risk index / useful life);
- estimate of individual interventions and reporting of the sums required for inclusion in the Institution's budget for the years up to 2032.
Technical, legal, institutional and financial obstacles
In addition to having to take into consideration the construction characteristics and the age of the existing building heritage, and in addition to the evident historical and artistic character of many buildings, which involves reconciling the needs of restoration with those of redevelopment, the D.S.T. must plan and carry out most of the interventions in correspondence with the necessary continuity of operation of the services provided in the buildings to be redeveloped, both from a structural, construction and systems point of view.
This entails a greater planning and economic commitment in defining the interventions, and, particularly in the case of school buildings, the need to plan the relocation of classrooms or even entire school complexes to other locations, which are rarely available in the neighboring areas or even in the within the neighborhoods themselves.
The impact of moving school activities also entails logistical difficulties and social impact on families, therefore the spatio-temporal programming of the interventions represents a further difficulty to be faced.
In fact, multiple meetings with the other Departments involved are necessary in order to be able to identify the operating methods even before planning and developing the individual projects; this represents an evident obstacle to the rapid execution of the interventions.
It should also be noted that some of the structures subject to necessary interventions are owned by other entities, thus making it necessary to further coordinate and expand the subjects involved.
From a financial point of view, it is equally evident that the budgets necessary for carrying out the restructuring interventions, of whatever nature, are affected by higher charges for preparations, work to be carried out in the presence of users (continuity of provision of services), skills specialist professions external to the institution, development of agreements with universities, have a strong impact on the institution's budget, as they cannot be fully satisfied in the three-year goal of the P.T.I..
Finally, not to be underestimated is the commitment of the D.S.T. in the administrative and accounting monitoring directly consequent to the reporting of the various types of loans, whether they are loans from the Authority, Regional, State or Community contributions, each equipped with specific monitoring procedures and portals.
3. In your opinion, is your body/organisation aware of the national and EU strategies relating to the renovation of the public building stock? How does your organization stay informed of ever-changing trends and developments?
As far as the D.S.T. is concerned, the close collaborative relationship between the P.O. "Planning and Budget, Professional Appointments" and "Administrative and Legal", the Director and the Managers of the Services, are promoted and coordinated projects for the renovation of the public building heritage, also aimed at sustainable development, identifying, for economic sustainability, the most suitable calls for tenders and public announcements for obtaining the necessary financial resources, from regional, state, community or other sources.
This activity of information, research, analysis and evaluation of operational, procedural and economic feasibility involves almost every day a large number of employees at various levels, both in the administrative, technical and management fields.
Making a brief parenthesis on ordinary management, D.S.T. conducts studies, analyzes and in-depth analysis of management methods through methodological comparison with the available national conventions, such as Con.S.I.P. (Public Information Services Concessionaire) and M.E.P.A. (Public Administration electronic market) in order to identify the technical and economic convenience for the ordinary maintenance of the managed real estate assets.
4. Are you aware of the tools (financial, technical, etc.) available to the Public Administration to facilitate the implementation of the renovation of the public building stock?
In addition to the financial instruments dealt with in the previous answers, i.e. the participation in specific tenders for Regional, State, Community funds or other sources, the D.S.T. draws on other sources of funding such as:
- sponsorships by organizations or individuals;
- donations in support of cultural heritage (Art Bonus), in the context of monumental assets and monuments such as Palazzo Vecchio, other historic buildings, museums, churches and convents, city walls, etc.;
- donations for works; in particular those operated by sports clubs for the redevelopment of football fields, gyms, changing rooms, related services, etc., those operated by private individuals and cultural associations in the cemetery area are noted;
- private public tenariate (project financing), among which we highlight, among those for which the authorization process was undertaken up to the evaluation of public interest and the subsequent construction of the works by the Grantor, the recent PalaWanny, the Costolina complex and the Crematorium Temple; Furthermore, the D.S.T. it has also participated in other project financing assessments in the field of car parks, markets, and museums, up to those for the management and maintenance of the building heritage with integrated energy requalification of the same.
5. Do you believe that public administration staff and officials have sufficient skills and expertise to address the challenges and needs outlined above?
The experience gained over the last few years by the staff of the P.O. "Planning and Budget, Professional Appointments" and "Administrative and Legal", by the Director and by the Managers of the Services, as well as by the Officials in charge of P.O., has contributed to raising the level of knowledge of the research context of the sources of financing for the realization of the renovation interventions of the public building heritage, the coordination and monitoring of the activities, in addition to the procedural and economic reporting.
The need to include the greatest number of works within the Institution's budget has made it essential to increase the level of specific preparation and staff training; however, it should be emphasized that the historical context of the last two years has, on the one hand, increased the availability of State and Community sources, but has also introduced different methods of membership and reporting for each line of financing, not always within the times compatible with the development of related designs and execution of works.
In fact, the changing regulatory context linked to external funding sources has often led to the need to modify and re-approve designs already drawn up for the introduction of additional parameters, indicators or formats, with a consequent greater mental and time commitment of the staff.
Furthermore, the arrival of new staff appeared not timely and limited, and, obviously, the necessary training to acquire knowledge of the context, both regulatory (in particular of public works and specific sources of funding), and the structure of the D.S.T. (tasks, areas of action and organization), did not allow us to make adequate use of their contribution immediately.
Finally, as confirmation of the complexity associated with EU funding sources, it should be noted that the Administration has set up the specific "Loan Research Service and PON Metro", in the context of economic development and competitiveness, which mainly deals with the following activities:
- special projects and funding research:
- monitoring of EU policies;
- planning and elaboration of project proposals of strategic interest for the Organization, coordinating the network of internal and external contacts, on European and international financing lines and related reporting;
- promotion and development of European, national and local partnerships, and participation in international networks (Eurocities, etc.): coordination and monitoring of the consequent activities;
- keeping an observatory on the projects presented;
- planning and management of structural funds and operational programs at EU, national and regional level:
- analysis of international and European contexts of interest. Proposal of nominations and participation in European and international Pacts and Networks;
- deeds and observations relating to the new programming of Structural Funds for the financing of a new operational plan dedicated to the Metropolitan Cities;
- administrative and accounting management of the European projects in charge of the Service and relative monitoring of revenues;
- management of participation in European and international projects, pacts and networks (Covenant of Mayors, etc.);
- development, implementation and updating of the SEAP - Covenant of Mayors;
- coordination, monitoring, updating and validation of the operational plan of the interventions and of the management structure of the intermediate body of the PON METRO Florence;
- territorial promotion and development:
- coordination and management of the "Invest in Florence" project;
- promotion of the city internationally both in the context of partnerships between the European Community and third countries, and through agreements with non-European countries for new planning opportunities;
- development and coordination of processes in the fund raising sector (crowdfunding, city branding).
6. What specific skills are required of Public Administration personnel and officials to engage in the renovation of public buildings?
How is this need managed in your organization?
The experience gained over the last few years, which have seen a reduction in the Extraordinary Financial Statement budgets deriving from the Entity's own resources, made available to the D.S.T., with the consequent need to explore the other sources of funding discussed in the previous points, in addition to the increasingly stringent parameters imposed by the mortgage lenders, it has made it necessary to significantly broaden the knowledge and skills of personnel and officials.
In fact, especially as regards the technical area, the personnel must be aware of a plurality of procedural and financial aspects that go beyond the "historical" technical competence.
Consequently, the setting up of public building renovation projects must be suitable for the purpose, starting from the planning stage, always keeping in mind the specific source of financing of each work, the consequent monitoring procedure in the case of regional, state, community funds , and the performance indicators to be complied with both in the planning, implementation and final reporting phases.
Similarly, administrative personnel must also be aware of the parameters imposed by the regional, state and community fund providers in drafting deeds of any kind; for example, mention is made of the affixing of logos and specific wordings specific to each supplying body in each procedural phase of the works, from planning to reporting.
7. In your opinion, what are the main skills that Public Administration personnel should improve through further training on the subject of the renovation of public buildings?
The topics that the D.S.T. is called upon to face in the short and long term, are strongly based on the renovation of the public building heritage, all framed in a changing regulatory context, and necessarily having to explore all possible sources of financing, and with them the related monitoring systems and reporting.
Consequently, the areas in which to develop functional training for this purpose are initially the following:
- characteristics and management of national and community funds;
- characteristics of financing instruments such as public-private partnerships and sponsorships;
- technical insights on new issues such as D.N.S.H. (Do No Significant Harm) and C.A.M. (Minimum Environmental Criteria);
- introduction, purpose and methods of use of the B.I.M. (Building Information Modelling).
8. How do the authorities ensure that the training needs of public administration staff and officials are up to date? Do you know if a specialized training offer is available?
With a view to increasing the knowledge of the personnel of the Administration, the same established the "Personnel Training Plan of the Municipality of Florence", which constitutes the three-year planning document of the complex of training activities aimed at personnel, in line with the principles and obligations established by current legislation.
The Plan, which defines the training guidelines over a three-year horizon, also takes into account the new development scenarios envisaged by the National Recovery and Resilience Plan.
The Plan is developed, among others, in the following main areas:
- training for the digital transition;
- training for the development of knowledge for the ecological transition;
- development of transversal and technical-professional skills.
In the specifics of the renovation of the public building stock, with a further focus on national and community funding sources, it should be noted that the training program does not currently include all the functional areas that would be necessary, or at least are not dealt with in a systematic.
9. What are the challenges that must be faced in designing a training course for Public Administration personnel to better involve them in the renovation of the public building heritage?
With regard to the level of updating of the aforementioned Plan, always with a view to better management of the procedural processes of the renovation works of the building heritage, the need for the D.S.T. is to access training that is not limited to a general level of knowledge, for example, of monitoring the reporting of National or Community contributions, but which also addresses the technical/administrative "transversal" characteristic of the development of the work (from planning to final reporting), combining practical cases as much as possible.
In summary, although a course can increase the level of general knowledge in specific areas, the temporal and mental commitment of the staff is implemented in the practical execution of the activities, whether they are planning aimed at obtaining Community funding, or the financial reporting on a national portal, which would need to be illustrated step by step in training courses by analyzing practical cases..
10. In your opinion, what are the three most important topics of the discussion we have addressed?
Summarizing the issues analyzed and developed in the previous points, the following are briefly highlighted:
- COMPLEXITY of the 360° design, in close relation to the funding sources and the specific monitoring and reporting procedures that they require;
- necessary deepening of KNOWLEDGE of the technical and financial tools necessary to carry out the renovation works of the public building heritage;
- development of specific, in-depth and practical TRAINING on the topics covered.
